No 19 de setembro, apresentei uma oficina virtual sobre quatro ferramentas GRATUITAS que você pode usar para dinamizar a sua rotina. A apresentação reuniu as soluções web que uso para organizar os meus projetos, criar faturas e ordens de pagamento.
Aqui estão os assuntos abordados:
- Divisão de e-mails por cor
- Uso de etiquetas para organizar mensagens
- Organização de arquivos na nuvem
- Agendamento de projetos para planejar o dia/a semana
- Criação de faturas
- Atenção ao ciclo de contas a receber/pagar
Abaixo estão algumas das perguntas que foram feitas durante a oficina, assim como outros comentários que os participantes enviaram por e-mail. Se você adquiriu o acesso ao vídeo e tiver perguntas depois de assistir ao material, fique à vontade para entrar em contato e contribuir para esta lista de perguntas e respostas.
Q: Quais e-mails você guarda e por quanto tempo?
A: Geralmente guardo mensagens importantes de clientes e colegas sobre os trabalhos concluídos, a título de documentar os projetos. Se for alguma coisa interessante, como uma matéria, um podcast ou um vídeo sobre tradução, posso consumir as informações e compartilhar nas mídias sociais, mas acabo não guardando a mensagem. Além disso, de vez em quando preciso dar uma limpada na caixa de mensagens, principalmente porque lido com clientes que enviam anexos "pesados". Assim sendo, se eu estiver sem espaço na caixa empresarial do Gmail, aplico um filtro a mensagens enviadas em certa data (ex.: há 3, 4, 5 anos) e apago o que tiver anexos grandes para liberar espaço.
Q: Se eu tiver um nome de domínio para a minha empresa, preciso usar o webmail do mesmo serviço ou um programa de mensagens?
A: Não. Aqui na empresa nós temos o domínio WordAwareness.com, mas sempre usamos o Gmail para receber e enviar mensagens, mas os destinatários só veem o nosso e-mail corporativo (não um endereço de Gmail).
Q: O que me preocupa em usar um e-mail web gratuito é que tem muita publicidade e spam. Como você faz para lidar com isso?
A: Geralmente nem vejo mensagens de lixo eletrônico porque o Gmail tem um bom filtro para isso, então os e-mails nem passam pela caixa de entrada. Se um cliente ligar ou mandar mensagem nas mídias sociais dizendo que enviou um e-mail e está esperando resposta, eu verifico a caixa de spam, já que alguma palavra chave pode ter "acionado" o filtro de lixo eletrônico. Isso acontece muuuuito raramente, mas só é preciso mover a mensagem para a caixa de entrada e indicar que o remetente é legítimo para isso não acontecer de novo com o mesmo cliente. Quanto à publicidade, não há muito que possa ser feito, porque anúncios fazem parte do nosso dia a dia on-line. Tento somente ignorar, seja na janela do Gmail, na página de pesquisa do Google ou no Facebook. Como 99% dos meus e-mails são sobre idiomas e tradução e as palavras chaves entram no código por meio dos cookies, às vezes o Google ou o Facebook me mostram anúncios para aulas de idiomas ou software de tradução. Deixo para lá e nem ligo ;-)
Q: Como você usa o Dropbox para organizar os seus arquivos?
A: Instalei o programa no meu computador Linux e criei uma pasta onde guardo tudo relacionado a trabalho. Como esse sistema é na nuvem, uma cópia de tudo o que está na página também fica acessível pela internet, dentro da conta particular do Dropbox. Isso significa que eu posso estar no meu computador e fazer o download de um anexo enviado pelo cliente, salvar o arquivo na pasta do Dropbox e, mais tarde, ligar o laptop e acessar a minha conta online para ver aquele arquivo novamente. Também é possível ter acesso pelo tablet ou smartphone.
Q: Você usa Dropbox para fazer back-up?
A: Sim, principalmente das memórias de tradução e dos glossários que uso. O nosso programa de backup é executado de madrugada, enquanto estou dormindo, então uma cópia das TMs e do banco de dados terminológicos é guardada na pasta de backup dentro do Dropbox. Além disso, tudo o que eu colocar na pasta do Dropbox no meu computador é sincronizado automaticamente com o sistema na nuvem, então eu nunca perco nada caso aconteça alguma coisa com o meu computador.